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【不動産業界で働く方に大調査！】半数以上が「契約書や更新日の管理不足が原因でトラブルの経験あり」と回答！セキュリティ強化と業務効率向上のためには何が必要？
[20/09/29]
提供元：PRTIMES
提供元：PRTIMES
個人情報の管理に困った経験がある方も半数以上という結果に！？
クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を提供する株式会社イスプリ（本社所在地：東京都千代田区、代表取締役：水野 稔）は、不動産業界で働いている方を対象に、「契約書・更新日の管理方法」に関する調査を実施しました。
不動産業界、特に賃貸物件を取り扱っている不動産業に従事している方にとって、「契約書管理」や「更新日管理」は日々の業務の中でも大変重要ですよね。
みなさんがお勤めの不動産会社は、それらの重要で膨大なデータをどのように管理していますか？
紙？データ？あるいはその両方？さまざまな方法で管理していると思います。
ですが、そういった「契約書管理」や「更新日管理」を、それぞれ別々に行っていませんか？
もしそれらが一元管理できたら、日々の業務の効率化が図れますよね。
現在不動産業界で管理業務に携わっている方は、「契約書」や「更新日」をどのように管理しているのでしょうか？
もしかしたら煩雑な管理が原因で、トラブルが発生した経験をお持ちかもしれません。
そこで今回、クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」（https://isplit.jp/aitask/）を提供する株式会社イスプリ（https://isplit.jp/）は、不動産業界で働いている方を対象に、「契約書・更新日の管理方法」に関する調査を実施しました。
【取り扱い注意】契約書管理はどうしてる？
[画像1: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-201877-0.png ]
まずは、「契約書」の管理方法について伺っていきたいと思います。
「契約書の管理はどのように行っていますか？」と質問したところ、
『紙の書類と一部データで管理（58.7％）』という回答が最も多く、次いで『紙の書類のみでの管理（28.5％）』『完全データ管理（12.8％）』と続きました。
IT化が加速している世の中ですが、賃貸借契約書の紙での保管が5年間義務付けられている不動産業界では、「契約書」の管理を“紙のみ”で行っているところも多いようです。
【賃貸契約の肝】更新日管理はどうしてる？
[画像2: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-961805-1.png ]
では、「更新日」の管理はどのようにしているのでしょうか？
続いて、「更新日の管理はどのように行っていますか？」と質問したところ、6割以上の方が『社内で共有のツールを使って管理（65.1％）』と回答した一方で、『担当者が個人で管理（34.4％）』と回答した方が約3人に1人と、属人的な管理を行っているところも少なくないことが分かりました。
どのようなツールを用いて管理しているのでしょうか？
「更新日の管理に使っているツールを教えてください」と質問したところ、
『Google カレンダー（27.3％）』という回答が最も多く、次いで『Excel（27.0％）』『自社の管理システム（24.8％）』『Google スプレッドシート（16.1％）』『サードパーティー製の管理システム（3.7％）』と続きました。
『Google カレンダー』や『Excel』といった、どなたでも簡単に使えるツールを用いて更新日管理を行っているところが多いようです。
管理不足はトラブルの温床！？
[画像3: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-291094-2.png ]
「契約書」「更新日」それぞれの管理方法が分かりました。
紙での管理や属人的な管理を行っている方も多いようですが、それ故に担当者以外の方は分からない…なんて状況も大いに考えられるので、管理不足感も否めませんよね。
実際に、管理不足によってトラブルなどは起きているのでしょうか？
そこで、「管理不足が原因でトラブルが発生したことはありますか？」と質問したところ、半数以上の方が『はい（54.0％）』と回答しました。
やはり、属人的な管理はトラブルの温床となる可能性があることが見えてきました。
■管理不足が原因でこんなトラブルが起きました…
・顧客情報が共有できていなかった（20代／女性／東京都）
・どの書類がどこにあるのか分からなくなった（30代／女性／埼玉県）
・更新のお知らせの出し忘れ（40代／女性／千葉県）
・更新日の60日前になっても顧客に更新意思の確認ができずに、当該物件のダブルブッキングを引き起こしそうになった（40代／男性／北海道）
・契約の更新手続きがなされずに、そのまま継続されていた（50代／男性／群馬県）
などの回答が寄せられました。
更新日の確認漏れなどは、物件のオーナー様や入居者様にも迷惑をかけてしまう重大なトラブルと言えますが、予想以上に身近なところで起こっているようです。
管理業務引き継ぎの際に困ることとは？
[画像4: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-530234-3.png ]
管理不足によるトラブルも少なくないことが分かりましたが、例えば属人的な管理の場合、担当者が変わった際の引き継ぎなども、スムーズに行えない可能性があります。
実際に、どういったことに困ってしまうのでしょうか？
そこで、「担当者変更の際、引き継ぎで困ることを教えてください」と質問したところ、
『属人的な管理のため引き継ぎに時間がかかる（44.7％）』という回答が最も多く、次いで『書類やデータの保存先が分からない（29.8％）』『すべての契約書の内容まで引き継ぎができない（22.9％）』と続きました。
やはり、属人的な管理方法では引き継ぎが上手くいかず、困ってしまうケースが多いようです。
■引き継ぎの際ココに本当に苦労しました…
・保存データが多すぎて整理できない（20代／女性／東京都）
・急な変更の際、情報の共有が難しかったことです（30代／男性／埼玉県）
・引継ぎ資料を作成するのが手間（40代／男性／神奈川県）
・賃貸は全てを把握していないといけないので、その1つ1つ細かなことを引き継ぎするのはとても時間がかかり、手間にもなる（40代／女性／愛知県）
・確認したことと書面に記載されていることが異なる時（50代／男性／千葉県）
などの回答が寄せられました。
顧客情報などの膨大なデータを引き継ぐことは、非常に困難な様子が伺えます。
【取り扱い注意】個人情報の管理で困ることとは？
[画像5: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-703036-4.png ]
担当者変更の際の苦労が分かりました。
契約書などの重要書類には、当然ながら個人情報が含まれていますが、個人情報の管理で困った経験はあるのでしょうか？
そこで、「個人情報の管理で困った経験はありますか？」と質問したところ、半数以上の方が『はい（51.7％）』と回答しました。
重要な機密情報である個人情報の管理はやはり大変なようです。
どのようなことに困ってしまったのでしょうか？詳しく聞いてみました。
■個人情報管理のココに困りました…
・セキュリティの問題（20代／女性／兵庫県）
・上司の危機意識が薄く不特定多数が閲覧できる状態になっていることです（30代／女性／千葉県）
・流出しないように気をつけてはいるが、その対策が万全なのか疑問に思う（30代／女性／神奈川県）
・データを一元管理できていない（40代／女性／大阪府）
・ペーパー管理での流出（50代／男性／福岡県）
などの回答が寄せられました。
セキュリティ面に不安を覚えながら個人情報を管理している方は予想以上に多い実態が浮き彫りとなりました。
万が一にも情報漏洩といったトラブルが起きないよう、セキュリティ面の強化が急務と言えそうです。
データで一元管理できれば業務効率も上がる！？
[画像6: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-375804-5.png ]
個人情報の管理に対する苦労が見えてきました。
前の質問の回答にもありましたが、データを一元管理できていないというところも少なくないようです。
そういったデータを一元管理できれば、業務効率の面でもメリットがあると思いませんか？
そこで、「契約書管理や更新日管理の一元データ管理ができれば業務効率が上がりますか？」と質問したところ、実に8割近くの方が『はい（77.0％）』と回答しました。
やはり、データの一元管理ができれば、業務効率向上にも繋がるとお考えの方が多いようです。
セキュリティ面の強化、万が一のトラブルのリスク低減を考慮すると、紙での管理や属人的な管理から脱却し、一元管理のできるデータ管理を行う必要があると言えそうです。
セキュリティの強化と業務効率の向上を両立するためにも、データでの一元管理を行いましょう！
今回の調査で、不動産業界に身を置く方の「契約書管理」と「更新日管理」の現状が分かりました。
宅地建物取引業法によって賃貸借契約書は紙での保管が5年間義務付けられていることもあり、「契約書管理」は紙のみで行っているという会社も少なくないようです。
また、「更新日管理」はGoogle カレンダーやExcelなどのツールで管理しているという方が多い結果となりました。
ただ、属人的な管理方法はさまざまなリスクも高まってしまいます。
実際に、管理不足が原因でトラブルが発生したという方も少なからずいらっしゃいました。
重要な個人情報が含まれているものですから、万が一のことが起こってしまう前に、紙ベースからデータでの管理へと移行するなど、今一度管理方法を見直す必要がありそうです。
セキュリティ面が強化されると同時に、業務の効率化も図れるシステムが、これからは必須の条件となるでしょう。
クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を導入しませんか？
「膨大な契約書管理が大変！」
「更新日管理を効率化したい！」
「情報管理のセキュリティを強化したい！」
賃貸管理を伴う不動産業界の方にオススメなのが、株式会社イスプリ（https://isplit.jp/）のクラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」（https://isplit.jp/aitask/）です。
「aiTask（アイタスク）」は、紙をスキャンして生成したデータファイルをアップロードするだけで、クラウド上でデータベース化して保存します。
必要な時に関係者だけがデータファイルを検索・閲覧、ダウンロード可能。
そのため、
「紙での契約書管理が煩雑…」
「目当ての契約書が見つからない！」
など、膨大な契約書管理の悩みを解決し、効率化が図れます。
■aiTask（アイタスク）の3つの機能
[画像7: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-732012-7.gif ]
OCR（文字認識）機能によりPDF・画像をテキストデータ化
一覧・検索表示により自由にデータベース化が可能
高機密保存によりテキストをデータベース内で文字コードで変換しクラウド保存
閲覧権限のあるメンバーへ限定したファイル共有が可能で、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。
また、aiTask（アイタスク）に読み込まれたデータは、文字コード分割によるデータベース管理で特許を取得したイスプリ方式（https://isplit.jp/about-isplit/）を採用。
〜イスプリとは〜
イスプリとは、個人情報を文字コードに変換してから複数の場所に分割して保管するという方法です。
これにより、データベースの1つがハッキングや盗難に遭っても、データとしては意味をなさない状態で保存されているため、情報漏洩を防ぐことが可能となります。
株式会社イスプリは、この「文字コード分割データ管理システム」の方法で特許を取得。
現在は、イスプリ方式の保存方法を「文字コード分割保存」と呼び、海外での国際特許の取得を進めています。
詳しい情報はコチラ：https://isplit.jp/about-isplit/
不動産業界向けのパッケージプランをご用意！
「契約書」「更新期日」を管理する必要がある不動産会社様を対象にした「パッケージプラン」をご用意しております。
aiTask（アイタスク）の機能に更新期日のアラート機能が追加されているので、機会損失という事態を未然に防ぐことができます。
【活用事例】不動産：賃貸借契約書の更新期限管理
〜賃貸借契約書をOCRで電子ファイル化するだけでなく、更新期限の管理も行う〜
【手順1】読込：スキャンした賃貸借契約書をaiTask（アイタスク）にドロップ
[画像8: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-858610-8.gif ]
aiTask（アイタスク）の「賃貸借契約書」カテゴリー内にファイルをドロップ。
賃貸借契約書のフォームごとに、自動で読み込む項目を設定しておきます。
[画像9: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-967903-9.gif ]
※さまざまな契約書の書式に対応可能です。
それぞれの書式に連動したテンプレートを設定することで、書式の自動判別＆読み込みが可能。
契約書のページ数が10枚以上の場合も遠慮なくご相談ください。
【手順2】正しく読み込まれたか、内容を確認
[画像10: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-810355-10.gif ]
ご自身で指定した管理項目（契約日・契約相手先・住所など）のテキスト情報が自動で読み込まれ、データベースの管理項目に表示されます。
各レコードの「編集」ボタンをクリックすれば、データベースに読み込んだファイルの内容が表示されます。
[画像11: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-699402-11.gif ]
読み込んだ画像が右側に、指定した項目が左側に表示されます。（自動で読み込み）
下図は左側の拡大画像です。
更新確認月は契約書内に記載がありませんので、手入力します。
[画像12: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-164721-12.gif ]
以上でデータ管理のための作業は完了です。
【手順3】毎月の契約更新管理方法（アラート期日の設定）
実際に契約更新を管理するための、契約更新をすべき時期を知らせる「アラート期日」を設定します。
[画像13: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-735604-13.gif ]
アラート期日を設定したいレコードをクリック。
上記のような操作ボタンが表示されるので、右側にあるベルマークをクリックします。
[画像14: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-233599-14.gif ]
カレンダーをクリックしてアラート期日（年・月・日・時間）を設定。
[画像15: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-748416-15.gif ]
先ほど入力した更新確認月は2022年2月でしたので、カレンダーを操作して2022年2月1日を選択します。
[画像16: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-544345-16.gif ]
これでアラート期日の設定は完了です。
アラート表示の期日が設定されていると、レコードの背景色が黄色になります。（期日が到来していない場合）
【手順4】期日が到来したらホームでお知らせ
ログイン後のトップページで、期日を過ぎた物件のアラートが表示されるようになります。
アラートをクリックすると、カテゴリーの一覧表示や個々のファイルにジャンプします。
[画像17: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-937864-17.gif ]
アラート期日を過ぎている場合、一覧表示の時のレコードの背景色が赤くなっています。
[画像18: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-804253-18.gif ]
【手順5】顧客対応が完了したらアラート解除
顧客対応完了後のアラート解除も簡単。
解除したいレコードのベルマークを1クリックするだけで解除できます。
[画像19: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-379974-19.gif ]
この方法により、賃貸借契約書の期日管理を簡単に行うことができます。
契約更新の連絡を忘れないためにも、アラート期日の設定を是非ご活用ください。
aiTask（アイタスク）のメリット・利便性
■ご自身が表示させたい管理項目でファイルを一覧表示！目的のファイルが探しやすい！
賃貸借契約書のデータをパソコン内で管理する時、例えばWindowsのフォルダ内に一覧表示されるのは、ファイル名・更新日・データサイズ・データ形式などですが、目的のフォルダを探してファイル名を確認し、ファイルを開いてから該当する賃貸借契約書を見つけるのは非常に非効率です。
aiTask（アイタスク）ならファイルを自動でデータベース化することが可能なので、「自分が表示させたい管理項目」で賃貸借契約書を一覧表示させてからファイルを開くことができます。
■必要なファイルの検索・閲覧・ダウンロードも簡単！
aiTask（アイタスク）で管理すれば、「氏名」「住所」などの内容を管理したい項目でデータベース化して共有でき、一覧表示や検索による抽出も可能です。
また、aiTask（アイタスク）を活用すれば、PDFや画像などに含まれる文字情報をOCR機能でテキスト化し、自動でデータベース管理を行えるので、人の作業は「チェックと訂正」に集中させることが可能です。
読み込んだ一覧データはCSVで吐き出すこともできます。
■鍵（アクセス権限）を設定してファイル共有ができるので、セキュリティ面も安心！
aiTask（アイタスク）で情報を管理するカテゴリーに対して、閲覧できるユーザーを選んでデータの共有が可能です。
例えば、「事業責任者と経理担当者だけ閲覧できる」といったような使い方もできます。
■基幹システムと区別してデータ管理が可能！
クラウド上でデータを管理・利用している企業も増加していると思いますが、その場合、特定の人だけが操作できるように制限しているケースがほとんどだと思います。
在宅勤務やリモートワークの急増にともない、データ共有の重要度も増加しています。
「基幹業務システムを共有する訳にはいかないけれど、情報を必要な部署で整理・管理・共有できるようにしたい」
といった現場で利便性を発揮するのがaiTask（アイタスク）なのです。
安全に文字情報をクラウド保存できるサービスや、紙で保管されている契約書などを簡単にクラウド上でデータ保存することは、これからの時代大変重要です。
契約書管理や更新日管理の効率化、セキュリティ強化に、是非「aiTask（アイタスク）」をご検討ください。
不動産業の企業100社様限定！無料お試し3ヶ月プランをご用意！
不動産業を営んでいる企業様を対象に、不動産向けのパッケージを初期費用0円・月額を3ヶ月無料でご提供させていただきます。（100社様限定）
■申込受付期間：2020年9月24日（木）〜2020年12月25日（金）
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・無料お試し3ヶ月プランは、オンライン導入相談を受けていただいたお客様に適用されます。
※詳細はコチラをご参照ください：https://isplit.jp/fudosan-free/
株式会社イスプリ
[画像20: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-595301-20.png ]
■aiTask（アイタスク）：https://isplit.jp/aitask/
■オンライン導入相談：https://isplit.jp/online-cafe/
■イスプリ：https://isplit.jp/about-isplit/
■株式会社イスプリ：https://isplit.jp/
■TEL： 03-6403-7897
■お問い合わせ：https://isplit.jp/contact/
調査概要：「契約書・更新日の管理方法」に関する調査
【調査期間】2020年9月11日（金）〜2020年9月13日（日）
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,110人
【調査対象】不動産業界で働いている方
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ
クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を提供する株式会社イスプリ（本社所在地：東京都千代田区、代表取締役：水野 稔）は、不動産業界で働いている方を対象に、「契約書・更新日の管理方法」に関する調査を実施しました。
不動産業界、特に賃貸物件を取り扱っている不動産業に従事している方にとって、「契約書管理」や「更新日管理」は日々の業務の中でも大変重要ですよね。
みなさんがお勤めの不動産会社は、それらの重要で膨大なデータをどのように管理していますか？
紙？データ？あるいはその両方？さまざまな方法で管理していると思います。
ですが、そういった「契約書管理」や「更新日管理」を、それぞれ別々に行っていませんか？
もしそれらが一元管理できたら、日々の業務の効率化が図れますよね。
現在不動産業界で管理業務に携わっている方は、「契約書」や「更新日」をどのように管理しているのでしょうか？
もしかしたら煩雑な管理が原因で、トラブルが発生した経験をお持ちかもしれません。
そこで今回、クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」（https://isplit.jp/aitask/）を提供する株式会社イスプリ（https://isplit.jp/）は、不動産業界で働いている方を対象に、「契約書・更新日の管理方法」に関する調査を実施しました。
【取り扱い注意】契約書管理はどうしてる？
[画像1: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-201877-0.png ]
まずは、「契約書」の管理方法について伺っていきたいと思います。
「契約書の管理はどのように行っていますか？」と質問したところ、
『紙の書類と一部データで管理（58.7％）』という回答が最も多く、次いで『紙の書類のみでの管理（28.5％）』『完全データ管理（12.8％）』と続きました。
IT化が加速している世の中ですが、賃貸借契約書の紙での保管が5年間義務付けられている不動産業界では、「契約書」の管理を“紙のみ”で行っているところも多いようです。
【賃貸契約の肝】更新日管理はどうしてる？
[画像2: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-961805-1.png ]
では、「更新日」の管理はどのようにしているのでしょうか？
続いて、「更新日の管理はどのように行っていますか？」と質問したところ、6割以上の方が『社内で共有のツールを使って管理（65.1％）』と回答した一方で、『担当者が個人で管理（34.4％）』と回答した方が約3人に1人と、属人的な管理を行っているところも少なくないことが分かりました。
どのようなツールを用いて管理しているのでしょうか？
「更新日の管理に使っているツールを教えてください」と質問したところ、
『Google カレンダー（27.3％）』という回答が最も多く、次いで『Excel（27.0％）』『自社の管理システム（24.8％）』『Google スプレッドシート（16.1％）』『サードパーティー製の管理システム（3.7％）』と続きました。
『Google カレンダー』や『Excel』といった、どなたでも簡単に使えるツールを用いて更新日管理を行っているところが多いようです。
管理不足はトラブルの温床！？
[画像3: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-291094-2.png ]
「契約書」「更新日」それぞれの管理方法が分かりました。
紙での管理や属人的な管理を行っている方も多いようですが、それ故に担当者以外の方は分からない…なんて状況も大いに考えられるので、管理不足感も否めませんよね。
実際に、管理不足によってトラブルなどは起きているのでしょうか？
そこで、「管理不足が原因でトラブルが発生したことはありますか？」と質問したところ、半数以上の方が『はい（54.0％）』と回答しました。
やはり、属人的な管理はトラブルの温床となる可能性があることが見えてきました。
■管理不足が原因でこんなトラブルが起きました…
・顧客情報が共有できていなかった（20代／女性／東京都）
・どの書類がどこにあるのか分からなくなった（30代／女性／埼玉県）
・更新のお知らせの出し忘れ（40代／女性／千葉県）
・更新日の60日前になっても顧客に更新意思の確認ができずに、当該物件のダブルブッキングを引き起こしそうになった（40代／男性／北海道）
・契約の更新手続きがなされずに、そのまま継続されていた（50代／男性／群馬県）
などの回答が寄せられました。
更新日の確認漏れなどは、物件のオーナー様や入居者様にも迷惑をかけてしまう重大なトラブルと言えますが、予想以上に身近なところで起こっているようです。
管理業務引き継ぎの際に困ることとは？
[画像4: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-530234-3.png ]
管理不足によるトラブルも少なくないことが分かりましたが、例えば属人的な管理の場合、担当者が変わった際の引き継ぎなども、スムーズに行えない可能性があります。
実際に、どういったことに困ってしまうのでしょうか？
そこで、「担当者変更の際、引き継ぎで困ることを教えてください」と質問したところ、
『属人的な管理のため引き継ぎに時間がかかる（44.7％）』という回答が最も多く、次いで『書類やデータの保存先が分からない（29.8％）』『すべての契約書の内容まで引き継ぎができない（22.9％）』と続きました。
やはり、属人的な管理方法では引き継ぎが上手くいかず、困ってしまうケースが多いようです。
■引き継ぎの際ココに本当に苦労しました…
・保存データが多すぎて整理できない（20代／女性／東京都）
・急な変更の際、情報の共有が難しかったことです（30代／男性／埼玉県）
・引継ぎ資料を作成するのが手間（40代／男性／神奈川県）
・賃貸は全てを把握していないといけないので、その1つ1つ細かなことを引き継ぎするのはとても時間がかかり、手間にもなる（40代／女性／愛知県）
・確認したことと書面に記載されていることが異なる時（50代／男性／千葉県）
などの回答が寄せられました。
顧客情報などの膨大なデータを引き継ぐことは、非常に困難な様子が伺えます。
【取り扱い注意】個人情報の管理で困ることとは？
[画像5: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-703036-4.png ]
担当者変更の際の苦労が分かりました。
契約書などの重要書類には、当然ながら個人情報が含まれていますが、個人情報の管理で困った経験はあるのでしょうか？
そこで、「個人情報の管理で困った経験はありますか？」と質問したところ、半数以上の方が『はい（51.7％）』と回答しました。
重要な機密情報である個人情報の管理はやはり大変なようです。
どのようなことに困ってしまったのでしょうか？詳しく聞いてみました。
■個人情報管理のココに困りました…
・セキュリティの問題（20代／女性／兵庫県）
・上司の危機意識が薄く不特定多数が閲覧できる状態になっていることです（30代／女性／千葉県）
・流出しないように気をつけてはいるが、その対策が万全なのか疑問に思う（30代／女性／神奈川県）
・データを一元管理できていない（40代／女性／大阪府）
・ペーパー管理での流出（50代／男性／福岡県）
などの回答が寄せられました。
セキュリティ面に不安を覚えながら個人情報を管理している方は予想以上に多い実態が浮き彫りとなりました。
万が一にも情報漏洩といったトラブルが起きないよう、セキュリティ面の強化が急務と言えそうです。
データで一元管理できれば業務効率も上がる！？
[画像6: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-375804-5.png ]
個人情報の管理に対する苦労が見えてきました。
前の質問の回答にもありましたが、データを一元管理できていないというところも少なくないようです。
そういったデータを一元管理できれば、業務効率の面でもメリットがあると思いませんか？
そこで、「契約書管理や更新日管理の一元データ管理ができれば業務効率が上がりますか？」と質問したところ、実に8割近くの方が『はい（77.0％）』と回答しました。
やはり、データの一元管理ができれば、業務効率向上にも繋がるとお考えの方が多いようです。
セキュリティ面の強化、万が一のトラブルのリスク低減を考慮すると、紙での管理や属人的な管理から脱却し、一元管理のできるデータ管理を行う必要があると言えそうです。
セキュリティの強化と業務効率の向上を両立するためにも、データでの一元管理を行いましょう！
今回の調査で、不動産業界に身を置く方の「契約書管理」と「更新日管理」の現状が分かりました。
宅地建物取引業法によって賃貸借契約書は紙での保管が5年間義務付けられていることもあり、「契約書管理」は紙のみで行っているという会社も少なくないようです。
また、「更新日管理」はGoogle カレンダーやExcelなどのツールで管理しているという方が多い結果となりました。
ただ、属人的な管理方法はさまざまなリスクも高まってしまいます。
実際に、管理不足が原因でトラブルが発生したという方も少なからずいらっしゃいました。
重要な個人情報が含まれているものですから、万が一のことが起こってしまう前に、紙ベースからデータでの管理へと移行するなど、今一度管理方法を見直す必要がありそうです。
セキュリティ面が強化されると同時に、業務の効率化も図れるシステムが、これからは必須の条件となるでしょう。
クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を導入しませんか？
「膨大な契約書管理が大変！」
「更新日管理を効率化したい！」
「情報管理のセキュリティを強化したい！」
賃貸管理を伴う不動産業界の方にオススメなのが、株式会社イスプリ（https://isplit.jp/）のクラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」（https://isplit.jp/aitask/）です。
「aiTask（アイタスク）」は、紙をスキャンして生成したデータファイルをアップロードするだけで、クラウド上でデータベース化して保存します。
必要な時に関係者だけがデータファイルを検索・閲覧、ダウンロード可能。
そのため、
「紙での契約書管理が煩雑…」
「目当ての契約書が見つからない！」
など、膨大な契約書管理の悩みを解決し、効率化が図れます。
■aiTask（アイタスク）の3つの機能
[画像7: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-732012-7.gif ]
OCR（文字認識）機能によりPDF・画像をテキストデータ化
一覧・検索表示により自由にデータベース化が可能
高機密保存によりテキストをデータベース内で文字コードで変換しクラウド保存
閲覧権限のあるメンバーへ限定したファイル共有が可能で、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。
また、aiTask（アイタスク）に読み込まれたデータは、文字コード分割によるデータベース管理で特許を取得したイスプリ方式（https://isplit.jp/about-isplit/）を採用。
〜イスプリとは〜
イスプリとは、個人情報を文字コードに変換してから複数の場所に分割して保管するという方法です。
これにより、データベースの1つがハッキングや盗難に遭っても、データとしては意味をなさない状態で保存されているため、情報漏洩を防ぐことが可能となります。
株式会社イスプリは、この「文字コード分割データ管理システム」の方法で特許を取得。
現在は、イスプリ方式の保存方法を「文字コード分割保存」と呼び、海外での国際特許の取得を進めています。
詳しい情報はコチラ：https://isplit.jp/about-isplit/
不動産業界向けのパッケージプランをご用意！
「契約書」「更新期日」を管理する必要がある不動産会社様を対象にした「パッケージプラン」をご用意しております。
aiTask（アイタスク）の機能に更新期日のアラート機能が追加されているので、機会損失という事態を未然に防ぐことができます。
【活用事例】不動産：賃貸借契約書の更新期限管理
〜賃貸借契約書をOCRで電子ファイル化するだけでなく、更新期限の管理も行う〜
【手順1】読込：スキャンした賃貸借契約書をaiTask（アイタスク）にドロップ
[画像8: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-858610-8.gif ]
aiTask（アイタスク）の「賃貸借契約書」カテゴリー内にファイルをドロップ。
賃貸借契約書のフォームごとに、自動で読み込む項目を設定しておきます。
[画像9: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-967903-9.gif ]
※さまざまな契約書の書式に対応可能です。
それぞれの書式に連動したテンプレートを設定することで、書式の自動判別＆読み込みが可能。
契約書のページ数が10枚以上の場合も遠慮なくご相談ください。
【手順2】正しく読み込まれたか、内容を確認
[画像10: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-810355-10.gif ]
ご自身で指定した管理項目（契約日・契約相手先・住所など）のテキスト情報が自動で読み込まれ、データベースの管理項目に表示されます。
各レコードの「編集」ボタンをクリックすれば、データベースに読み込んだファイルの内容が表示されます。
[画像11: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-699402-11.gif ]
読み込んだ画像が右側に、指定した項目が左側に表示されます。（自動で読み込み）
下図は左側の拡大画像です。
更新確認月は契約書内に記載がありませんので、手入力します。
[画像12: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-164721-12.gif ]
以上でデータ管理のための作業は完了です。
【手順3】毎月の契約更新管理方法（アラート期日の設定）
実際に契約更新を管理するための、契約更新をすべき時期を知らせる「アラート期日」を設定します。
[画像13: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-735604-13.gif ]
アラート期日を設定したいレコードをクリック。
上記のような操作ボタンが表示されるので、右側にあるベルマークをクリックします。
[画像14: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-233599-14.gif ]
カレンダーをクリックしてアラート期日（年・月・日・時間）を設定。
[画像15: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-748416-15.gif ]
先ほど入力した更新確認月は2022年2月でしたので、カレンダーを操作して2022年2月1日を選択します。
[画像16: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-544345-16.gif ]
これでアラート期日の設定は完了です。
アラート表示の期日が設定されていると、レコードの背景色が黄色になります。（期日が到来していない場合）
【手順4】期日が到来したらホームでお知らせ
ログイン後のトップページで、期日を過ぎた物件のアラートが表示されるようになります。
アラートをクリックすると、カテゴリーの一覧表示や個々のファイルにジャンプします。
[画像17: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-937864-17.gif ]
アラート期日を過ぎている場合、一覧表示の時のレコードの背景色が赤くなっています。
[画像18: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-804253-18.gif ]
【手順5】顧客対応が完了したらアラート解除
顧客対応完了後のアラート解除も簡単。
解除したいレコードのベルマークを1クリックするだけで解除できます。
[画像19: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-379974-19.gif ]
この方法により、賃貸借契約書の期日管理を簡単に行うことができます。
契約更新の連絡を忘れないためにも、アラート期日の設定を是非ご活用ください。
aiTask（アイタスク）のメリット・利便性
■ご自身が表示させたい管理項目でファイルを一覧表示！目的のファイルが探しやすい！
賃貸借契約書のデータをパソコン内で管理する時、例えばWindowsのフォルダ内に一覧表示されるのは、ファイル名・更新日・データサイズ・データ形式などですが、目的のフォルダを探してファイル名を確認し、ファイルを開いてから該当する賃貸借契約書を見つけるのは非常に非効率です。
aiTask（アイタスク）ならファイルを自動でデータベース化することが可能なので、「自分が表示させたい管理項目」で賃貸借契約書を一覧表示させてからファイルを開くことができます。
■必要なファイルの検索・閲覧・ダウンロードも簡単！
aiTask（アイタスク）で管理すれば、「氏名」「住所」などの内容を管理したい項目でデータベース化して共有でき、一覧表示や検索による抽出も可能です。
また、aiTask（アイタスク）を活用すれば、PDFや画像などに含まれる文字情報をOCR機能でテキスト化し、自動でデータベース管理を行えるので、人の作業は「チェックと訂正」に集中させることが可能です。
読み込んだ一覧データはCSVで吐き出すこともできます。
■鍵（アクセス権限）を設定してファイル共有ができるので、セキュリティ面も安心！
aiTask（アイタスク）で情報を管理するカテゴリーに対して、閲覧できるユーザーを選んでデータの共有が可能です。
例えば、「事業責任者と経理担当者だけ閲覧できる」といったような使い方もできます。
■基幹システムと区別してデータ管理が可能！
クラウド上でデータを管理・利用している企業も増加していると思いますが、その場合、特定の人だけが操作できるように制限しているケースがほとんどだと思います。
在宅勤務やリモートワークの急増にともない、データ共有の重要度も増加しています。
「基幹業務システムを共有する訳にはいかないけれど、情報を必要な部署で整理・管理・共有できるようにしたい」
といった現場で利便性を発揮するのがaiTask（アイタスク）なのです。
安全に文字情報をクラウド保存できるサービスや、紙で保管されている契約書などを簡単にクラウド上でデータ保存することは、これからの時代大変重要です。
契約書管理や更新日管理の効率化、セキュリティ強化に、是非「aiTask（アイタスク）」をご検討ください。
不動産業の企業100社様限定！無料お試し3ヶ月プランをご用意！
不動産業を営んでいる企業様を対象に、不動産向けのパッケージを初期費用0円・月額を3ヶ月無料でご提供させていただきます。（100社様限定）
■申込受付期間：2020年9月24日（木）〜2020年12月25日（金）
興味を持っていただいた方は、オンライン導入相談にエントリーしてください。
オンライン導入相談では、サービス内容はもちろん、活用方法について個別にご案内をさせていただきます。
オンライン導入相談を開催したのち、3ヶ月無料アカウントをご提供させていただきます。
【無料お試し3ヶ月プラン：不動産業限定】
初期費用：無料
基本料金（月額）：3ヶ月無料
データ容量：1GB
ご利用ユーザー数：10名
・全日本不動産協会の書式に対応いたします。その他の書式については弊社でテンプレートを作成いたします。
・3ヶ月無料期間の最終日までに継続するかご判断ください。
・無料お試し3ヶ月プランは、オンライン導入相談を受けていただいたお客様に適用されます。
※詳細はコチラをご参照ください：https://isplit.jp/fudosan-free/
株式会社イスプリ
[画像20: https://prtimes.jp/i/63949/2/resize/d63949-2-595301-20.png ]
■aiTask（アイタスク）：https://isplit.jp/aitask/
■オンライン導入相談：https://isplit.jp/online-cafe/
■イスプリ：https://isplit.jp/about-isplit/
■株式会社イスプリ：https://isplit.jp/
■TEL： 03-6403-7897
■お問い合わせ：https://isplit.jp/contact/
調査概要：「契約書・更新日の管理方法」に関する調査
【調査期間】2020年9月11日（金）〜2020年9月13日（日）
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,110人
【調査対象】不動産業界で働いている方
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ
SEO関連
