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? 実際に導入されている企業様ではどんな課題解決につながっているのか、ビジネスキーボードアプリ「TeamBoard」の活用事例を紹介していきます！

今回の活用事例インタビューは、シャインリンケージ様です。
導入のきっかけや、導入後どんな効果があったかなどについて、代表取締役の西原様にお話を伺いました！
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事業内容・業務内容
「日本を明るくしたい。中小企業を元気にしたい。」
　これが我々の想いです。我々は経営者のみなさまから人生におけるゴールを伺い、それを達成するための最適なアドバイスをご提供しています。特に法人での退職金積立に関しては、他にはないスキームを提案し、大変喜ばれています。このスキームは退職金を効率的に積み立てるだけでなく、事業承継、自社株対策にも役立っています。
お客様に対するアドバイスは多岐に渡ります。弊社はソニー生命保険株式会社のプレミアエージェンシー（専属代理店）ですが、資産形成の観点からですと、アドバイスは生命保険にとどまらず株や債券、不動産なども含めたお話をさせていただいていますし、税務や経営、また心と体についても多くのご相談をいただいています。
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社内で解決したかった課題
　弊社では嬉しいことにたくさんのご紹介をいただき、お客様がどんどん増えているため、現在積極的に採用活動を行っています。組織の拡大フェーズで重要なのは、入社したセールスがお客様とコミュニケーションを取る時に、我々の想いを正確に伝えられるかお客様のご要望をしっかりヒアリングできるか、それに沿って正しくアドバイスができるかという点です。
　私の頭の中には、「こういった場合はこんな質問をすると効果的」だとか、「これを伝える時はこの情報を加えるとお客様が安心する」といったいわゆる「暗黙知」がたくさんあるのですが、これらをいかに「形式知」に変えるかが経営課題であると認識しています。また、それらができるようになるまでの育成時間をいかに短縮するか私やマネージャーによる確認などの作業をいかに減らすかも大切です。
　こういった課題を解決する方法、結果としてお客様にご迷惑をかけてしまうリスクを最小化する方法を探していました。

TeamBoardを知ったきっかけ
　私はお客様とテキストベースでやり取りをする場合、LINEやFacebookメッセンジャーであればグループを作成し、メールであればCCを使って、セールスチームを入れるようにしています。複数人が常にお客様に関する最新の状況を把握でき、またセールスには私の暗黙知やその効果を学んでもらったり、彼らの改善点を私が指摘することができるようにするためです。
　グループに入っているセールスの一人が、より効率的に学びたい、実践に活用したいと思い、色々と調査した結果がTeamBoardでした。「TeamBoardを使えばお互いの効率化が図れます！」と提案してきたんです。


TeamBoardの導入決めた理由
　各種チャットツールの普及に伴い、弊社ではお客様とのテキストベースのコミュニケーションはスマホやタブレットを活用する機会が増えていて、現在抱えている課題を解決してくれるようないいアプリはないかと探してはいたのですが、今まで見つかりませんでした。そんな中、先ほどのセールスに教えてもらうまで、キーボードアプリを活用することは思いつきませんでした。キーボードそのものにテンプレを簡単に登録・共有できるアプリは他に見当たりませんでしたし、デモを見せてもらいましたが操作方法も簡単そうで、とにかく長文でもファイルでも素早く送れる。社内への導入コストも低く、我々が抱えている課題を解決できそうだと判断し、すぐに導入を決めました。


便利だと思う機能
　お客様とのコミュニケーションツールはLINE、Facebookメッセンジャー、メールなどお客様に合わせていますが、どんなツールであっても活用できる、そして一瞬にして送付文面が作成できるのがTeamBoardの便利な点ですね。また、スマホでしか使えないと勘違いしてたのですが、タブレットでも使えるので、移動中はスマホ、デスクワーク中はタブレットと分けて活用しています。テンプレやファイルの登録や編集はPC上でもできるので、その作業を営業アシスタントに任せています。
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具体的な運用方法
＜テンプレの登録＞
　まず最初に、営業アシスタントの一人を運用推進者に任命し、その者にもTeamBoardのアカウントを用意しました。運用推進者がセールスにヒアリングし、下図のように用途に分けてTeamBoardに登録したい文言をGoogleスプレッドシートにまとめています。
このスプレッドシートをもとに運用推進者がTeamBoardに登録していますが、セールスから修正、追加の依頼があれば、スプレッドシートとTeamBoardの両方を更新しています。
登録のポイントは、求めているテンプレに簡単に辿り着けるようにすることだと考え、フォルダ名をわかりやすく付けるだけでなく、フォルダの階層は3つまでとしています。
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＜セールスの使い方＞
　様々な活用方法があると思いますが、個人的によく使っているのは動画コンテンツのURLのご案内です。弊社ではお客様に役立つ様々な内容の動画を作成し、お客様のご要望にあったものをご案内しています。以前は動画リストからタイトル、URLをその都度コピペして送っていましたが、今ではTeamBoardに各動画のタイトルとURLを登録してありますから、簡単にご案内できています。各動画のQRコードも登録できるので便利ですね。

＜営業アシスタントの使い方＞
　ご保有商品の運用報告や書類の送付・受領のお知らせなど、お客様へのご連絡には事務的なものも多いです。それらはセールスからお客様にご案内していますが、その文面は営業アシスタントが作成し、セールスにLINEで伝えています。
　こういった社内業務もTeamBoardを活用できると考え、社内の事務的連絡もTeamBoardに登録しています。営業アシスタントが数値や書類名などを変えるだけでセールスに案内できるようになりましたので、営業アシスタントの業務効率も高まっています。


TeamBoard利用シーン
必要な手続きや書類の送付・受領など、契約前後の定型的なご連絡

セミナーの案内パンフレット（PDF）や申し込みページのURLの送信

動画コンテンツのURLやQRコードのご案内

日々の業務の社内報告
など



導入前と導入後での違い
　TeamBoard導入前の作業量やそれにかかる時間を記録していなかったので肌感覚になってしまいますが、文章作成時間は格段に早くなり、10分の1ほどになったと感じています。またセールスがお客様に送る文章の確認作業も、今では大幅に減っています。
効果検証はこれからですが、セールスチームから「社長の文面を使えるのがありがたい」と言われており、新入社員には今までより早い時期からお客様とのコミュニケーションを始めてもらっています。コミュニケーションのレベルを底上げでき、数段アップしてますね。
　TeamBoardを導入したことで、文章の作成や確認の作業の短縮化が図れていますが、一番の効果はそこではなく、TeamBoard導入の結果、セールスが本来注力すべきであるお客様との接点を増やすことができるようになったことですね。そしてお客様の反応も変わりました。「そんなこともできるんですね、安心しました、これもお願いできませんか。」こういったお言葉をいただけるお客様が増えたことが一番嬉しいですね。

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インタビューご協力ありがとうございました！
　インタビューにご協力いただきました、シャインリンケージ株式会社 西原様、小泉様、ありがとうございました！
　ワンタップ送信で業務の効率化しているだけでなく、社内の暗黙知を形式知とするツールとしてご活用いただき、ありがたい限りです。チーム内でテンプレートをスプレッドシートでまとめる運用も効率的で網羅的になるので、とてもおすすめの運用方法です！
今後も日々機能アップデートしていきますので、是非ともご期待ください。

ご協力いただいたシャインリンケージ様についてはこちらからご確認ください！
https://shinelinkage.com/