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UC＋（ユクタス）ドキュメント、文書の操作権限を設定するセキュリティ強化「書庫機能」をリリース
[24/03/26]
提供元：PRTIMES
提供元：PRTIMES
文書の操作権限を管理することにより内部統制の強化に貢献
文書管理システムUC＋（ユクタス）ドキュメントを提供する株式会社内田洋行ITソリューションズ（本社：東京都江東区、代表取締役社長：新家 俊英、以下 ITS）は、3月15日に「書庫機能」をリリースしました。UC＋（ユクタス）ドキュメントは、ITSが開発するUC＋（ユクタス）シリーズ製品の一つであり、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムです。
開発の背景
昨今、テレワークの普及や改正電子帳簿保存法施行などの影響を受け、文書の電子化が急速に進んでいます。
文書の電子化は、業務効率化や生産性向上などのメリットがある反面、適切な管理ができないと企業の存続にかかわるリスクを伴っていることも事実です。
特に、複数部門が同じ保管場所で文書を管理する場合、情報漏洩やデータ改ざんなどに対するセキュリティを考慮する必要があります。
このようなリスクを防ぎ、文書のセキュリティを高めるために新たにリリースした「書庫機能」は内部統制の強化にも貢献します。
UC＋（ユクタス）ドキュメント「書庫機能」の概要
今回リリースした「書庫機能」は、文書の「保管権限」、「閲覧権限」、「情報変更権限」、「ごみ箱移動権限」を書庫別に設定することができる機能です。これにより、書庫に保管された文書に対して、付与された権限に基づく操作制限を設けることが可能になります。
意図しないユーザーからの閲覧や情報の変更を制限したい文書を安全に管理することができるようになります。
また、本機能はユーザーが所属するグループ別に設定することもでき、グループに所属しているユーザーに対して一括で権限設定を反映することも可能です。
書庫マスタ
書庫に対して、グループ別に機能制限をかけることができるようになりました。
管理権限を付与することによって操作を制限します。
＜ 付与できる管理権限 ＞
- 保管権限…書庫に文書を保管する権限書庫ごとに文書を保管できるメンバーを制限することで、文書保管におけるミスを防ぎ文書を適切に管理します。
- 閲覧権限…書庫にある文書を閲覧する権限重要な文書については特定の権限をもったユーザーのみ表示するように設定することで、情報漏洩を防ぎます。
- 情報変更権限…書庫にある文書の情報を変更する権限文書の変更権限を必要な人に制限することで、不用意なデータの改ざんリスクを防ぎます。
- ごみ箱移動権限…書庫にある文書をごみ箱に移動する権限削除が可能なユーザーを制限することで不特定多数のユーザーによって誤って文書が削除されるリスクを減らします。
[画像1: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-412a5f8ac516adec761327c63f65d191-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
＜ 権限付与イメージ ＞
[画像2: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-61ffcb369066ddc55a16de9177a10c33-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
営業部には文書の「保管、閲覧」権限を与え、経理部には文書の「保管、閲覧、情報変更、ごみ箱移動」権限を与えるなど、グループごとに行える操作の制限を設定できます。
「全書類管理者」ロールの追加
「全書類管理者」ロールは書庫別に設定された権限に関係なく、すべての書類に対して操作ができる書類管理者向けの役割設定です。
監査時に特定の社員が全ての文書に対して操作を行いたいときなどに使用できます。
＜ 全書類管理者ロールができること ＞
- 保管
- 閲覧
- 情報変更
- ごみ箱に捨てる、ごみ箱から戻す
[画像3: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-7b7a1eb455c50cdf3467f2060beabc76-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
すべての書類に対して「保管、閲覧、情報変更、ごみ箱移動」ができます
ファイル検索機能
- 書庫マスタで設定した閲覧権限にあわせて文書の検索結果を制御できるようになりました。
- 「書庫名」での検索が可能になり、検索性が向上しました。
- 検索結果画面に「書庫名列」を追加し、どの書庫に保管されている文書か、一目で判別できるようにしました。
[画像4: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-cbb9061fbf94c5d5aea7ef9fa9f42e01-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
ファイルアップロード・ファイル詳細画面
- ファイルアップロード時に保管権限のある書庫の指定、変更ができるようになりました。
- 情報変更、ごみ箱移動権限の有無によって画面を制御できるようになりました。
[画像5: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-5c3b32e57680d438fc98005eedb86a13-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
一括書庫移動機能
- 複数の書類をまとめて一括で書庫に移動できるようになりました。
- 初回データ移行や部門変更などの運用変更などで活用できます。
UC＋（ユクタス）ドキュメントは、今後もお客様のご要望にお応えし、利便性向上と業務の効率化を目指したアップデートを行ってまいります。
文書管理システムUC＋（ユクタス）ドキュメントについて
UC＋（ユクタス）ドキュメントは、電子帳簿保存法の法的要件を満たし、あらゆる書類をデータ化して電子保存するクラウド型文書管理システムです。
タイムスタンプの自動付与と一括検証が可能であり、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」と「電子取引」へ対応しています。
UC＋（ユクタス）ドキュメントの製品紹介ページはこちらです。
https://www.uchida-it.co.jp/product/uc_series/ucdocument/
株式会社内田洋行ITソリューションズについて
ITSは「人と技術を大切にし、お客様の発展に貢献できる価値創造型企業を目指す」という企業理念のもと、今後もお客様の発展に貢献し続ける企業を目指してまいります。
[画像6: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-97a0e753ac3cf9b9e124a3387695ca97-960x480.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
会社名 ： 株式会社内田洋行ITソリューションズ
所在地 ： 東京都江東区永代1丁目14-5 永代ダイヤビルディング
代表者 ： 新家 俊英
設立 ： 1969年3月8日
資本金 ： 4億6,000万円
事業内容： 情報処理機器・通信機器およびこれらの周辺機器・関連機器の開発、販売、保守サービス
ソフトウェアの開発、販売、保守サービス
URL ： https://www.uchida-it.co.jp/
文書管理システムUC＋（ユクタス）ドキュメントを提供する株式会社内田洋行ITソリューションズ（本社：東京都江東区、代表取締役社長：新家 俊英、以下 ITS）は、3月15日に「書庫機能」をリリースしました。UC＋（ユクタス）ドキュメントは、ITSが開発するUC＋（ユクタス）シリーズ製品の一つであり、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムです。
開発の背景
昨今、テレワークの普及や改正電子帳簿保存法施行などの影響を受け、文書の電子化が急速に進んでいます。
文書の電子化は、業務効率化や生産性向上などのメリットがある反面、適切な管理ができないと企業の存続にかかわるリスクを伴っていることも事実です。
特に、複数部門が同じ保管場所で文書を管理する場合、情報漏洩やデータ改ざんなどに対するセキュリティを考慮する必要があります。
このようなリスクを防ぎ、文書のセキュリティを高めるために新たにリリースした「書庫機能」は内部統制の強化にも貢献します。
UC＋（ユクタス）ドキュメント「書庫機能」の概要
今回リリースした「書庫機能」は、文書の「保管権限」、「閲覧権限」、「情報変更権限」、「ごみ箱移動権限」を書庫別に設定することができる機能です。これにより、書庫に保管された文書に対して、付与された権限に基づく操作制限を設けることが可能になります。
意図しないユーザーからの閲覧や情報の変更を制限したい文書を安全に管理することができるようになります。
また、本機能はユーザーが所属するグループ別に設定することもでき、グループに所属しているユーザーに対して一括で権限設定を反映することも可能です。
書庫マスタ
書庫に対して、グループ別に機能制限をかけることができるようになりました。
管理権限を付与することによって操作を制限します。
＜ 付与できる管理権限 ＞
- 保管権限…書庫に文書を保管する権限書庫ごとに文書を保管できるメンバーを制限することで、文書保管におけるミスを防ぎ文書を適切に管理します。
- 閲覧権限…書庫にある文書を閲覧する権限重要な文書については特定の権限をもったユーザーのみ表示するように設定することで、情報漏洩を防ぎます。
- 情報変更権限…書庫にある文書の情報を変更する権限文書の変更権限を必要な人に制限することで、不用意なデータの改ざんリスクを防ぎます。
- ごみ箱移動権限…書庫にある文書をごみ箱に移動する権限削除が可能なユーザーを制限することで不特定多数のユーザーによって誤って文書が削除されるリスクを減らします。
[画像1: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-412a5f8ac516adec761327c63f65d191-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
＜ 権限付与イメージ ＞
[画像2: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-61ffcb369066ddc55a16de9177a10c33-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
営業部には文書の「保管、閲覧」権限を与え、経理部には文書の「保管、閲覧、情報変更、ごみ箱移動」権限を与えるなど、グループごとに行える操作の制限を設定できます。
「全書類管理者」ロールの追加
「全書類管理者」ロールは書庫別に設定された権限に関係なく、すべての書類に対して操作ができる書類管理者向けの役割設定です。
監査時に特定の社員が全ての文書に対して操作を行いたいときなどに使用できます。
＜ 全書類管理者ロールができること ＞
- 保管
- 閲覧
- 情報変更
- ごみ箱に捨てる、ごみ箱から戻す
[画像3: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-7b7a1eb455c50cdf3467f2060beabc76-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
すべての書類に対して「保管、閲覧、情報変更、ごみ箱移動」ができます
ファイル検索機能
- 書庫マスタで設定した閲覧権限にあわせて文書の検索結果を制御できるようになりました。
- 「書庫名」での検索が可能になり、検索性が向上しました。
- 検索結果画面に「書庫名列」を追加し、どの書庫に保管されている文書か、一目で判別できるようにしました。
[画像4: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-cbb9061fbf94c5d5aea7ef9fa9f42e01-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
ファイルアップロード・ファイル詳細画面
- ファイルアップロード時に保管権限のある書庫の指定、変更ができるようになりました。
- 情報変更、ごみ箱移動権限の有無によって画面を制御できるようになりました。
[画像5: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-5c3b32e57680d438fc98005eedb86a13-1200x628.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
一括書庫移動機能
- 複数の書類をまとめて一括で書庫に移動できるようになりました。
- 初回データ移行や部門変更などの運用変更などで活用できます。
UC＋（ユクタス）ドキュメントは、今後もお客様のご要望にお応えし、利便性向上と業務の効率化を目指したアップデートを行ってまいります。
文書管理システムUC＋（ユクタス）ドキュメントについて
UC＋（ユクタス）ドキュメントは、電子帳簿保存法の法的要件を満たし、あらゆる書類をデータ化して電子保存するクラウド型文書管理システムです。
タイムスタンプの自動付与と一括検証が可能であり、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」と「電子取引」へ対応しています。
UC＋（ユクタス）ドキュメントの製品紹介ページはこちらです。
https://www.uchida-it.co.jp/product/uc_series/ucdocument/
株式会社内田洋行ITソリューションズについて
ITSは「人と技術を大切にし、お客様の発展に貢献できる価値創造型企業を目指す」という企業理念のもと、今後もお客様の発展に貢献し続ける企業を目指してまいります。
[画像6: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/127133/14/127133-14-97a0e753ac3cf9b9e124a3387695ca97-960x480.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
会社名 ： 株式会社内田洋行ITソリューションズ
所在地 ： 東京都江東区永代1丁目14-5 永代ダイヤビルディング
代表者 ： 新家 俊英
設立 ： 1969年3月8日
資本金 ： 4億6,000万円
事業内容： 情報処理機器・通信機器およびこれらの周辺機器・関連機器の開発、販売、保守サービス
ソフトウェアの開発、販売、保守サービス
URL ： https://www.uchida-it.co.jp/
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